業務効率化ツールおすすめ5選｜日本のオフィス業務で使いやすい厳選AIツール
日本のオフィス業務で使いやすい業務効率化AIツールを厳選。文章作成、会議記録、資料作成など、日常業務の負担を軽減するツールを分かりやすくまとめました。
Feb 04, 2026
業務が思うように進まない原因は、作業量そのものではなく、
「やり方」や「使っているツール」にあるかもしれません。
日々のメール対応や資料作成、会議、情報整理といった業務は、
少しずつ負担が積み重なり、気づかないうちに
多くの時間を消費しているケースも少なくありません。
こうした課題に対して、近年注目されているのが業務効率化ツールの活用です。
ツールを上手く取り入れることで、無理なく業務の負担を減らし、
本来注力すべき業務に時間を使いやすくなります。
この記事では、日本のオフィス業務で実際に導入しやすく、
日常業務の効率化に役立つAIツールを5つ厳選し、
それぞれの特徴や注意点、料金プランの概要とあわせて分かりやすく解説します。
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なぜ業務効率化ツールが注目されているのか業務効率化ツールとは？本記事で扱う業務効率化ツールの範囲について業務効率化ツールの主な種類（一覧）用途別に見る業務効率化ツール（本記事の対象）業務効率化ツールの選び方業務効率化に役立つAIツールおすすめ5選1. ChatGPT2. Notion AI3. Notta4. DeepL Write5. Microsoft Copilotまとめ：業務効率化は「業務に合ったAI活用」から始める
なぜ業務効率化ツールが注目されているのか
働き方の多様化や業務の高度化が進む中で、
限られた時間の中でも成果を求められる場面が増えています。
一方で、日常業務の内容自体は大きく変わらないまま、
作業負担だけが増えている現場も少なくありません。
こうした背景から、業務の一部を補助し、
負担を軽減できる業務効率化ツールへの関心が高まっています。
近年は操作が分かりやすいツールも増え、
個人や小規模チームでも導入しやすくなっている点も注目されています。
業務効率化ツールとは？
業務効率化ツールとは、
日常業務の中で発生する繰り返し作業や整理業務を支援・補助するためのツールです。
近年はAIの進化により、単なる作業の自動化にとどまらず、
文章作成、要約、情報整理、会議内容の記録など、
思考を伴う業務の一部までサポートできるようになっています。
業務効率化ツールは業務を完全に代替するものではなく、
人の判断を前提に、作業負担を軽減する補助的な存在です。
業務の一部を任せることで、全体のスピードや質を安定させやすくなります。
本記事で扱う業務効率化ツールの範囲について
業務効率化ツールには多くの種類がありますが、
本記事ではその中でも、AIを活用することで業務負担の軽減につながりやすいツールに焦点を当てています。
まずは、どの業務に時間や負担がかかっているのかを整理し、
改善したい業務に合ったツールを選ぶことが重要です。
業務効率化ツールの主な種類（一覧）
業務効率化ツールは、目的ごとに以下のような種類があります。
種類 | 主な役割 |
RPAツール（作業自動化） | 定型的な事務作業を自動化 |
コミュニケーションツール | 社内外の連絡・情報共有 |
タスク管理ツール | 業務の進捗・抜け漏れ管理 |
AI活用ツール | 文章作成・要約・判断補助 |
ペーパーレス化ツール | 書類管理・共有のデジタル化 |
ナレッジ共有ツール | 社内情報・ノウハウの蓄積 |
オンラインストレージ・ファイル共有ツール | ファイル管理・共有を効率化 |
SFA・CRM・MAツール | 営業・顧客情報を一元管理 |
会計・人事労務ツール | 経理・労務などバックオフィス業務を支援 |
業務効率化ツールは、一つですべての課題を解決するものではありません。
自分の業務のどこに課題があるのかを整理した上で、目的に合ったツールを選ぶことが重要です。
用途別に見る業務効率化ツール（本記事の対象）
以下は、本記事で紹介する業務効率化AIツールを業務内容別に整理した早見表です。
詳細は後ほど解説しますので、まずは自分の業務に近い項目を確認してみてください。
業務タイプ | 対応ツール |
文書作成・調査・要約 | ChatGPT |
情報整理・共有 | Notion AI |
会議内容の記録・共有 | Notta |
文書表現の改善 | DeepL Write |
資料作成のサポート | Microsoft Copilot |
業務効率化ツールの選び方
AIを活用した業務効率化ツールを選ぶ際は、以下のポイントを事前に確認しておくと安心です。
- 日本語で自然に使えるか
- 既存の業務フローに無理なく組み込めるか
- 専門知識がなくても扱いやすいか
- AI機能が実務レベルで活用できるか
- 料金体系が利用規模に合っているか
これらを踏まえて選ぶことで、
ツールが一時的な流行ではなく、実務に定着しやすくなります。
業務効率化に役立つAIツールおすすめ5選
ここからは、実務での活用が進んでいる業務効率化AIツールを5つ紹介します。
文章作成や情報整理、会議記録、資料作成といった
日常業務の負担を、既存フローを大きく変えずに軽減しやすい点を重視して選定しています。
1. ChatGPT
ChatGPTは、文章作成や要約、調査補助、情報整理などを対話形式で行える汎用AIツールです。
日本語での指示に対する理解度が高く、
メール文や社内文書、報告書の下書き作成といった業務に
違和感なく取り入れやすい点が特徴です。
特定の業務に特化するのではなく、
考えを整理する、構成を作る、要点をまとめるといった
「ゼロから考える負担を減らす役割」として活用されるケースが多く、
個人や小規模チームを中心に業務効率化の第一歩として導入が進んでいます。
主な用途
- 文章作成・要約
- 情報整理・調査補助
ChatGPTの良い点（導入メリット）
- 文書作成の初期負担を減らせる
- 日本語で自然な文章を生成できる
- 幅広い業務に柔軟に活用できる
ChatGPTの注意点（向いていないケース）
- 出力内容は必ず確認・修正が必要
- 社内ルールは指示を具体化する必要あり
ChatGPTの価格・導入のしやすさ
- 無料プランあり
- 個人利用からチーム・法人利用まで対応
ChatGPTが向いている業務・人
- 文書作成や調査業務に時間がかかっている事務職・企画職
- AI活用をまず試してみたい個人・チーム
2. Notion AI
Notion AIは、ドキュメント作成や情報整理、業務メモの要約などを支援する
AI機能を備えたワークスペース型ツールです。
議事録や業務メモ、マニュアルといった情報を一か所に集約しやすく、
AIによる要約や書き換えを通じて、情報共有の手間を軽減できます。
個人のメモ用途からチームでの業務共有まで幅広く使われており、
情報が分散しがちな職場において
業務の見える化や属人化防止を目的に導入されるケースが増えています。
主な用途
- 議事録・業務メモの整理
- マニュアル・社内資料の作成、要約
Notion AIの良い点（導入メリット）
- 情報を一元管理しやすい
- AIで文章整理・要約ができる
- チームでの共有・更新がしやすい
Notion AIの注意点（向いていないケース）
- 初期の構成設計に慣れが必要
- 使い方を決めないと情報が散らかりやすい
Notion AIの価格・導入のしやすさ
- 基本機能は無料で利用可能
- AI機能は有料プランで提供
Notion AIが向いている業務・人
- 情報整理や共有に課題を感じているチーム
- 議事録や業務ノウハウを蓄積したい職場
3. Notta
Nottaは、オンライン会議や打ち合わせの音声を自動で文字起こしし、
会議内容を記録・整理できる音声認識ツールです。
日本語での利用を前提とした設計が特徴で、
リアルタイム文字起こしや要約にも対応しており、
会議後の議事録作成や内容確認をスムーズに行えます。
会議中のメモ作業を減らし、発言内容を正確に残せる点から、
リモートワークや対面会議を問わず、
日本企業を中心に業務効率化ツールとしての導入が進んでいます。
主な用途
- 会議・打ち合わせの文字起こし
- 議事録作成、発言内容の整理
Nottaの良い点（導入メリット）
- 日本語の音声認識精度が安定している
- リアルタイム文字起こしに対応
- 議事録作成の工数を削減しやすい
Nottaの注意点（向いていないケース・留意点）
- 専門用語や固有名詞は修正が必要な場合あり
- 録音・文字起こしは事前に参加者への共有が必要
- 社外関係者がいる場合は社内ルールへの配慮が必要
Nottaの価格・導入のしやすさ
- 無料プランあり
- 利用時間や機能に応じた有料プランを用意
Nottaが向いている業務・人
- 日本語での会議が多く、議事録作成に時間がかかっている職場
- 会議内容の記録・共有を効率化したいチーム
4. DeepL Write
DeepL Writeは、文章の表現や言い回しを改善することに特化したAIライティング支援ツールです。
翻訳ツールとして知られるDeepLの技術を活かし、
日本語を含む複数言語の文章について意味を保ったまま
より自然で読みやすい表現を提案できる点が特徴です。
メール文や社内文書、報告書など、内容は決まっているものの
表現に迷いやすい業務シーンで活用されており、
文章の品質を安定させる目的で日本企業でも導入が進んでいます。
主な用途
- ビジネスメール・社内文書の表現改善
- 報告書・資料文面の言い換え、書き直し
DeepL Writeの良い点（導入メリット）
- 日本語や英語の表現を自然に整えられる
- 意味を保ったまま言い回しを改善できる
- 専門的な文章でも使いやすい
DeepL Writeの注意点（向いていないケース・留意点）
- 内容そのものを生成するツールではない
- 業界特有の表現は最終確認が必要
DeepL Writeの価格・導入のしやすさ
- 無料で利用可能
- アカウント登録なしでも試しやすい
DeepL Writeが向いている業務・人
- ビジネス文書の表現に悩む担当者
- 文書の品質を一定に保ちたいチーム
5. Microsoft Copilot
Microsoft Copilotは、WordやExcel、PowerPointなどの
Microsoft 365アプリと連携し、資料作成や文書整理を支援するAIツールです。
特にPowerPointでは、文章からスライド構成を考えたり、
既存資料の要点を整理したりといった作業を補助でき、
資料作成にかかる初期工数を削減できます。
日本企業で広く利用されているMicrosoft環境にそのまま組み込める点が特徴で、
新たなツールを導入することなく、既存業務の延長線上で業務効率化を進めやすい点から、実務での活用が広がっています。
主な用途
- PowerPoint資料の構成・下書き作成
- Word文書の整理・要約
- Excelデータの分析補助
Microsoft Copilotの良い点（導入メリット）
- Microsoft 365と自然に連携できる
- 既存業務フローを大きく変えずに使える
- 資料作成の初期工数を削減しやすい
Microsoft Copilotの注意点（向いていないケース・留意点）
- Microsoft 365環境が前提
- 利用できる機能はプランによって異なる
Microsoft Copilotの価格・導入のしやすさ
- Microsoft 365の法人向けプランで提供
- 既存契約があれば導入ハードルは低い
Microsoft Copilotが向いている業務・人
- PowerPointでの資料作成が多い職場
- 新しいツール導入に慎重な企業・チーム
まとめ：業務効率化は「業務に合ったAI活用」から始める
業務効率化ツールは数多く存在しますが、
重要なのは多機能なツールを導入することではなく、
自社の業務内容や課題に合ったツールを選ぶことです。
本記事では、文章作成、情報整理、会議記録、資料作成といった
日常業務に直結しやすい領域で活用が進んでいる
AIツールを中心に紹介しました。
AIツールは業務を完全に代替するものではなく、
作業の初期負担を減らし、品質やスピードを安定させるための補助的な存在です。
まずは一部の業務から試し、
自社に合った使い方を見極めながら活用を進めていくことで、
無理のない業務効率化につなげることができるでしょう。
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