提案書は何から作ればよい？相手の課題と原因を整理し、解決策・根拠・効果を筋道立てて伝える基本構成から、見やすいスライドデザインの作り方まで、具体例とともに紹介します。
提案書を作るときは、相手の課題を明確にしたうえで、「課題→原因→解決策→効果」の順に整理し、提案を採用するために必要な判断材料をわかりやすく示すことが大切です。
「提案したい内容は決まっているのに、提案書にすると何から書けばよいかわからない」「機能やメリットをたくさん盛り込んだのに、相手の反応がいまひとつだった」という経験はありませんか。
提案書は、自分が伝えたいことを並べるための資料ではありません。相手が抱えている課題を整理し、その課題をどのように解決できるのかを示して、商談や導入、承認などの次の行動につなげるための資料です。
そのため、自社の商品やサービスの説明から始めるのではなく、まずは相手の状況から考える必要があります。
この記事では、提案書の基本的な作り方を7ステップで解説します。何を書くべきかだけでなく、課題や解決策、期待効果をスライド上でどのように見せればよいかも、具体例とともに紹介します。
提案書を作るとき、いきなりパワーポイントを開くと、書きたい情報を並べるだけの資料になりがちです。
まずは「誰に、何を決めてもらうのか」を明確にし、相手が判断する順番に沿って情報を整理しましょう。ここでは、取引先に業務管理サービスを提案する場面を例に、作成手順を紹介します。
最初に、提案書を誰が読み、読んだ後にどのような行動を取ってほしいのかを決めます。たとえば、同じ業務管理サービスの提案でも、次のようにゴールが異なります。
「サービスの良さを伝える」だけでは、具体的なゴールとはいえません。「営業チーム5名による1カ月間の試験導入を承認してもらう」のように、提案後の行動まで明確にしましょう。
読み手の役職や関心事も確認します。現場担当者なら、操作のしやすさや日々の作業負担が重要です。一方、責任者や経営層は、導入費用や期待効果、継続的に運用できるかを重視します。
誰が最終的に判断するのかによって、提案書で強調すべき情報も変わります。
次に、提案が必要になった背景と、相手が抱えている課題を整理します。ここで重要なのは、自社の視点ではなく、相手の視点で書くことです。
たとえば、次の2つを比べてみましょう。
1. 顧客管理機能によって、営業活動を効率化できます。
2. 現在は営業担当者ごとに顧客情報を管理しているため、案件状況の確認に毎週3時間かかっています。
前者はサービスの機能を説明していますが、相手がなぜ導入すべきかはわかりません。後者は、現在起きている問題と負担が具体的に伝わります。
課題を書くときは、できるだけ数値や実際の状況を加えます。
「管理が大変」「情報共有が不十分」といった抽象的な表現だけで終わらせず、相手と認識を共有できる状態まで具体化しましょう。
表面に現れている課題だけでなく、なぜその課題が起きているのかを整理します。たとえば、「案件状況の確認に毎週3時間かかる」という課題には、次のような原因が考えられます。
原因が「情報の管理方法」にあるのに、単に対応する担当者を増やすだけでは、根本的な解決にはなりません。
課題と原因を区別し、どの原因に対して、どのような解決策を提案するのかを対応させることが重要です。課題が複数ある場合は、すべてを同時に取り上げるのではなく、影響の大きさや緊急性を基準に優先順位をつけます。
相手の課題と原因を整理したら、それに対応する解決策を提示します。このとき、「システムを導入する」「業務を効率化する」だけでは、実際に何が変わるのかをイメージできません。誰が、何を、どのように行うのかまで具体化しましょう。
たとえば、顧客情報の管理に関する提案なら、次のように書けます。
複数案を提示するときは、それぞれを並べるだけでなく、推奨案を明確にします。「導入期間と費用を比較した結果、今回はB案を推奨します」のように、選定理由まで伝えましょう。
解決策の説明だけを読んだときに、「この方法で先ほどの課題を解決できる」と理解できるか確認してみましょう。課題と解決策のつながりが弱い場合は、原因の分析または解決策の具体性が不足している可能性があります。
提案内容を伝えたら、なぜその方法が有効なのかを説明します。根拠として利用できる情報には、次のようなものがあります。
自社の主張だけでなく、数値や事例を示すことで、提案の説得力を高められます。期待効果も、「業務を効率化できます」のような抽象的な表現ではなく、可能な範囲で数値に置き換えましょう。たとえば、現在の作業時間が月40時間で、導入後は月25時間になる見込みなら、次のように書けます。
例：情報の集計を自動化することで、月15時間、年間180時間の作業時間削減が見込めます。
数値化が難しい場合は、業務がどのように変化するのかを具体的に説明します。
例：問い合わせ履歴を共有できるため、担当者が不在でも、別の担当者が過去の対応内容を確認して引き継げます。
費用だけを示すと、相手は金額の大きさだけで判断してしまいます。費用によってどのような成果が得られるのかを同じページで確認できるようにし、投資する価値を判断しやすくしましょう。
提案内容に納得できても、費用や期間、担当者がわからなければ、相手は実施できるか判断できません。また、導入時に想定される問題をあらかじめ示すことで、相手の不安を減らせます。
費用には合計金額だけでなく、何にいくらかかるのかを記載します。追加費用が発生する条件や、料金に含まれない作業がある場合も明記しておくと安心です。
スケジュールは、相手が導入までの流れを理解できるように、準備、導入、検証、本格運用といった主要な段階を示します。複数の担当者が関わる場合は、それぞれの役割も簡潔に整理しましょう。複数の担当者や工程が関わる場合は、文章よりもロードマップやガントチャートで見せる方がわかりやすくなります。詳しい作り方は、ガントチャートに関する記事で確認できます。
リスクについては、起こり得る問題を並べるだけでなく、対応策とセットで示します。たとえば、「新しい運用が定着しない可能性がある」に対して、「導入初月に操作研修を行い、マニュアルを配布する」と説明すれば、実施への不安を減らせます。
英国政府のビジネスケースに関するガイダンスでも、提案を判断する際の要素として、“costs（費用）, benefits（効果） and risks（リスク）”といった観点が示されています。つまり、提案書では費用だけを提示するのではなく、期待できる効果と想定されるリスク、その対応策まであわせて示すことが重要です。
本文が完成したら、提案全体の要点を整理します。冒頭には提案の全体像がわかる要約を置き、最後には相手に判断してほしい内容を示しましょう。
冒頭の要約には、「現在の課題」「提案する解決策」「期待できる効果」の3点を簡潔にまとめます。
例：現在は担当者ごとに顧客情報を管理しており、案件状況の確認に毎週3時間かかっています。この課題に対し、顧客情報を一元管理し、案件状況を共有できる環境を整えます。これにより、情報確認にかかる時間を削減し、対応漏れを防ぐことができます。
一方、最後のページでは提案内容を繰り返すだけでなく、相手に何を判断してほしいのかを明確にします。
例：まずは営業チーム5名を対象に、11月から1カ月間の試験導入をご提案します。導入範囲やスケジュールについて、次回のお打ち合わせでご相談できれば幸いです。
このように、冒頭では提案の全体像を伝え、最後には検討してほしい内容と次のステップを示します。「ご検討ください」だけで終わらせず、試験導入、見積もりの確認、次回の打ち合わせなど、提案後の進め方まで具体的に記載しましょう。
最後に、冒頭の要約だけを読んでも、「何が課題で、どのような解決策を提案し、何を期待できるのか」が理解できるか確認します。提案書全体を完成させてから要約を作ると、重要なポイントを過不足なくまとめやすくなります。
提案書に決まった形式はありませんが、基本的には次の順番で構成すると、内容を理解してもらいやすくなります。
すべての提案書に9項目が必要なわけではありません。簡単な社内提案なら、現状、課題、解決策、効果、費用を1枚にまとめることもできます。一方、契約金額が大きい提案や複数部署が関係する提案では、導入事例、比較案、スケジュール、リスクへの対応まで詳しく示す必要があります。そのため、ページ数を先に決めるのではなく、相手が判断するために必要な情報を基準に構成を調整すると良いでしょう。
提案書では、丁寧な文章を書くこと以上に、結論と根拠の関係をわかりやすくすることが大切です。ここでは、提案書の説得力を高めるための文章作成のコツを3つ紹介します。
提案書では、各ページで最も伝えたい結論を、タイトルや冒頭に置くことが大切です。結論が後ろにあると、相手は文章を最後まで読まなければ、そのページの要点を理解できません。
たとえば、案件管理の問題を説明するページで、タイトルを単に「現状分析」とすると、何が問題なのかは本文を読むまでわかりません。
· 内容だけを示すタイトル： 現状分析
· 結論がわかるタイトル： 分散管理により、案件確認に毎週3時間かかっている
後者のように、タイトルだけでページの結論が伝わると、相手は詳細な文章を読む前に、提案全体の流れをつかめます。
まず結論を示し、その後に数値や調査結果、具体例などの根拠を続けましょう。すべてのページを詳しく読まなくても、タイトルを追うだけで「どのような課題があり、なぜ提案が必要なのか」を理解できる構成が理想的です。
提案書では、すでに確認できている事実と、提案を実施した場合の予測を区別して書くことも大切です。両者が混在していると、予測した効果がすでに検証された事実であるかのように伝わり、提案の信頼性を損なう可能性があります。
たとえば、「自動化によって作業時間を削減できる」と提案する場合は、現在の状況、導入後の予測、予測の前提となる条件を次のように整理します。
· 事実：現在の集計作業には月40時間かかっている
· 予測：自動化により月15時間削減できる見込み
· 条件：対象業務の80％を自動化できた場合
このように整理すると、現在の課題と期待できる効果だけでなく、その数値がどのような条件で算出されたのかも伝えられます。
予測を記載するときは、過去の実績、試算方法、対象範囲などの根拠も添えましょう。「必ず15時間削減できます」と断定するのではなく、「現在の作業時間と自動化できる業務の割合から、月15時間の削減を見込んでいます」と説明した方が、相手も数値の妥当性を判断しやすくなります。
提案書では、商品の機能や特徴を並べるだけでなく、それによって相手の業務がどのように変わるのかを説明する必要があります。機能が優れていても、相手の課題とのつながりが見えなければ、導入する理由にはなりません。たとえば、顧客情報を管理する機能を紹介する場合は、機能とメリットを次のように分けて考えます。
· 機能だけを伝える文章： 顧客情報をクラウドで一元管理できます。
· 相手のメリットまで伝える文章： 顧客情報をクラウドで一元管理することで、担当者が不在でも案件状況を確認でき、対応の遅れを防げます。
後者では、「一元管理」という機能が、「担当者不在時の確認」や「対応の遅れの防止」にどう役立つのかが明確になっています。機能を説明した後は、「その結果、誰のどの業務がどう変わるのか」まで書けているか確認しましょう。相手が導入後の働き方や成果を具体的に想像できる文章にすると、提案の必要性が伝わりやすくなります。
提案内容がよくても、情報の優先順位が見た目に反映されていなければ、相手は重要なポイントを見つけられません。提案書のデザインは、きれいに装飾するためではなく、判断に必要な情報をすばやく理解してもらうために整えます。ここでは、見やすく伝わる提案書スライドを作るための4つのポイントをまとめました。
1枚のスライドに課題、原因、解決策、費用、効果をすべて詰め込むと、結局何を伝えたいページなのかわからなくなります。「現在、案件確認に月12時間かかっている」「一元管理により確認時間を50％削減する」のように、1枚につき中心となるメッセージを1つ決めましょう。
詳細な条件や補足説明は、本文や注釈に分けることで、重要なメッセージに焦点を当てることができます。
提案書では、課題と解決策の対応関係がひと目でわかるように配置しましょう。たとえば、「情報の分散」「更新漏れ」「集計の負担」という3つの課題がある場合は、解決策も「情報の一元管理」「更新通知の設定」「レポートの自動集計」の順に並べます。
スライドでは、左側に課題、右側に解決策を置き、同じ番号や色で対応させると効果的です。さらに、「自動集計機能」のような機能名だけでなく、「レポートを自動集計し、準備時間を削減」のように、導入後の変化まで添えると提案の意図が伝わりやすくなります。
数値を文章の中に並べるより、比較表やグラフにした方が変化を理解しやすくなります。
ただし、図表を置くだけでは、読み手によって解釈が変わる可能性があります。グラフの上には、「導入後は集計時間を37.5％削減できる見込み」のように、読み取ってほしい結論を添えましょう。
提案書で使う色は、基本色、強調色、背景色の2～3色程度に絞ります。重要な数値や推奨案だけに強調色を使い、本文や補足情報は落ち着いた色にすると、情報の優先順位が伝わります。
フォントサイズも、タイトル、結論、本文、注釈の順に小さくします。同じ役割の文章には同じサイズを使い、ページごとにルールを変えないようにしましょう。
資料デザインの基本をさらに確認したい場合は、伝わるプレゼン資料の作り方に関する記事も参考になります。
ここまで紹介したレイアウトや配色を一から整えるのが難しい場合は、提案書テンプレートを参考にすると効率的です。ただし、色や雰囲気だけで選ぶのではなく、課題整理や比較、費用、スケジュールなど、自分が伝えたい内容に合うページが含まれているかを確認しましょう。
ここでは、提案の目的に合わせて参考にしやすい6つのテンプレートを紹介します。
課題、ターゲット、導入効果、競合他社との比較、費用、導入手順などを説明できる構成です。新しいシステムやコンサルティングサービスを顧客に提案するときの参考になります。
市場や顧客の現状、施策、期待効果、コンテンツの例、スケジュールなどをまとめる構成です。広告、SNS運用、キャンペーンなどを提案するときに向いています。施策が複数ある場合は、各施策の目的と期待する成果を対応させることがポイントです。
現在の業務フロー、問題点、改善方法、導入事例、期待効果、リスクと対応策などを比較する構成です。業務改善では、売上だけでなく、作業時間、入力ミス、確認回数、引き継ぎ時間なども効果を示す指標になります。変更前後の業務フローを図で示すと、現場担当者も実施後の状態をイメージしやすくなります。
MiriCanvasでは、表紙だけでなく、課題整理、比較表、料金、スケジュールなどのページを含むデザインを確認できます。見た目だけでなく、自分の提案に必要なページ構成を考えるための参考として活用してみてください。
▶︎ 提案書テンプレートを見る
相手が最初に知りたいのは、提案する会社の沿革や商品の機能ではなく、自分の課題をどう解決できるかです。会社紹介や機能説明は、提案の信頼性を補うために必要な範囲に絞りましょう。
課題として「情報共有の遅れ」を挙げたのに、解決策ではコスト削減だけを説明していると、提案の流れが途切れます。課題、原因、解決策、期待効果が一つの線でつながっているか確認してください。
「業務を効率化できます」「売上向上が期待できます」だけでは、相手が効果を判断できません。どの作業が、どのように変わるのかを具体的に示します。可能であれば、作業時間、件数、割合、金額などの数値を加えましょう。
文字を小さくして情報を詰め込むと、重要な結論まで見つけにくくなります。判断に必要な内容を本文に残し、細かなデータや事例は補足資料に分けます。削除できない情報が多い場合は、1枚にまとめるのではなく、目的ごとにページを分けましょう。
資料を読んだ後に何を決めればよいのかわからないと、提案内容に興味を持ってもらえても、検討が止まる可能性があります。試験導入、見積もりの確認、次回商談、関係者向け説明会など、具体的な次の行動を最後に示しましょう。
提案書は、情報を詳しく説明しただけでは完成とはいえません。相手が提案の必要性を理解し、実施する価値や実現性を判断できる状態まで整えることが大切です。
完成後は作成者の視点を離れ、初めて読む人の立場で見直してみましょう。「なぜ必要なのか」「この方法を選ぶ理由は何か」「実施後に何が変わるのか」「次に何を決めればよいのか」が、説明を加えなくても読み取れるかが確認の基準です。
不足している情報を補い、反対に判断に不要な説明を削ることで、提案の中心がより明確になります。相手が迷わず内容を理解し、次の行動を選べるところまで整理できれば、伝わる提案書の完成です。
まずは、提案後に相手に何を決めてもらいたいのかを一文で書き出し、そこから提案書を組み立ててみましょう。
提案書を作るときは、最初に相手の現状や課題を確認し、その課題に合った解決策を考えます。冒頭で提案の概要と期待できる効果を簡潔に伝えたうえで、課題、原因、解決策、根拠、実施方法の順に詳しく説明しましょう。
自社の商品やサービスを一方的に紹介するのではなく、相手の業務や目標に合わせて内容を調整することが大切です。最後に、試験導入や見積もりの確認、次回の打ち合わせなど、相手に検討してほしい行動を具体的に示します。
構成を整理した後は、MiriCanvasの提案書テンプレートを参考にすると、課題、解決策、費用、スケジュールなどを見やすいスライドにまとめられます。
提案書のタイトルは、誰に向けた何の提案で、どのような効果が期待できるのかが伝わる表現にします。
たとえば、「システムについて」「新しい施策のご案内」のような抽象的なタイトルよりも、対象、目的、期待できる効果を具体的に示した方が、提案内容をひと目で理解してもらえます。MiriCanvasの提案書テンプレートにあるタイトルの構成も参考になります。
提案営業では、まず顧客の状況を調べ、対話を通じて表面化していない課題や要望を確認します。その内容をもとに解決策を検討し、相手が比較・判断できる形に整えた提案書を作成します。
提案時には、資料を順番に説明するだけでなく、相手の疑問や懸念を確認しながら、必要に応じて内容や条件を調整します。双方の認識がそろったら、試験導入、見積もり、契約など、次に進む具体的なステップを決めます。
良い提案書とは、相手の課題を正しく捉え、解決策を選ぶ理由と、実施後に期待できる変化をわかりやすく示した書類です。情報量が多いことや、デザインが華やかであることだけが重要なのではなく、「なぜ必要なのか」「なぜこの方法なのか」「実施すると何が変わるのか」「次に何を判断すればよいのか」が、一つの流れとして理解できることが大切です。
ビジネスの提案では、まず相手の現状や課題を伝え、その後に原因、解決策、根拠、期待できる効果、実施方法の順に説明します。
自社の商品やサービスを一方的に紹介するのではなく、相手の業務や目標に合わせて内容を調整しましょう。提案の最後には、試験導入、見積もりの確認、次回の打ち合わせなど、相手に検討してほしい具体的な行動を示します。
提案文では、「現在の課題→提案する解決策→期待できる効果」の順にまとめると、短い文章でも提案の必要性が伝わりやすくなります。例えば、業務効率化を提案する場合、次のように書けます。
「現在、各担当者が個別に顧客情報を管理しているため、案件状況の確認や情報共有に時間がかかっています。そこで、顧客情報を一元管理できるクラウドツールの導入をご提案します。情報確認にかかる時間を削減し、対応漏れを防ぐことで、営業活動の効率化が期待できます。」
最初に、相手の現状、課題、原因、解決策、期待効果の順に整理しましょう。いきなり文章やデザインから始めるよりも、相手の判断に必要な情報を先に洗い出すと、提案書の構成を作りやすくなります。MiriCanvasの提案書テンプレートの構成を参考にすると、流れを理解しやすくなります。
基本構成は、表紙、要約、背景・現状、課題・原因、提案内容、根拠、期待効果、費用・スケジュール、まとめです。提案の規模や目的に応じて、導入事例、複数案の比較、実施体制、リスクへの対応などを追加します。各項目にどのような内容を書けばよいか迷う場合は、MiriCanvasの提案書テンプレートを開き、実際のページ構成を確認すると具体的にイメージしやすくなります。
最初に結論を示し、その後に理由、根拠、具体例を続けます。また、1枚のスライドに載せるメッセージを1つに絞り、数値はグラフ、複数案は比較表、工程はフローチャートで示すと伝わりやすくなります。資料全体の組み立て方は、プレゼン資料の作り方でも詳しく紹介しています。
MiriCanvasなら、用途に合う提案書テンプレートを選び、内容を編集するだけ。伝わりやすい構成に沿って、簡単にビジネス提案書を作成できます。
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